Groupe Qualiconsult
Le groupe Qualiconsult avait besoin d’une solution pour faire automatiquement les rapprochements comptables entre les paiements reçus et les factures émises au quotidien, suivre le CA non affecté et optimiser les relances.
Comment accélérer et fluidifier l’affectation des encaissements clients ?
Le groupe Qualiconsult, composé de 10 sociétés, rencontrait des difficultés pour le traitement de rapprochement des virements clients reçus et des factures clients, en raison de la volumétrie des flux quotidiens.
En effet, ses clients, dont 60% sont dans le domaine public, règlent une ou plusieurs factures sur une unique société, incluant des révisions de prix.
Avant l’intervention de Castelis, le groupe Qualiconsult avait en permanence plus de 2 mois de chiffre d’affaires encaissé non affecté, ce qui ne permettait pas au service de comptabilité clients de mener des actions de relance efficaces.
Une solution sur mesure, ça paie toujours
Optimiser le processus de traitement des encaissements
Qualiconsult souhaitait donc réduire considérablement le délai de traitement des encaissements.
Castelis a accompagné Qualiconsult dans la mise en place de :
- un outil d’affectation des virements sur des factures, incluant l’impact comptable de cette imputation
- un automate d’affectation incluant des bases d’intelligence artificielle pour l’analyse syntaxique et la recherche des références de factures
- un outil d’OCR pour indexer et automatiser le traitement et la prise en compte des avis de virements reçus par mail et par courrier.
Technologies utilisées
Microsoft SQL Server
C#.Net
ABBYY
Sage 1000
Sap Bydesign
Les chiffres clés du projet
80 %
des rapprochements des encaissements en automatique
15 %
de propositions à valider manuellement seulement
50 %
de charge de travail en moins sur ces tâches
15
jours de CA non affecté plutôt que 2 mois auparavant
9
ans de collaboration et de confiance
Un ERP sur mesure et des fonctionnalités poussées
Afin de concevoir une solution sur mesure pour les besoins spécifiques du Groupe Qualiconsult, le hunik group, partenaire privilégié depuis 9 ans, a fait intervenir sur ce projet environ 8 experts aux profils variés : consultants fonctionnels finance, chefs de projets et développeurs.
Le projet de transformation du groupe Qualiconsult s’étend sur une longue période. Il a impliqué :
- la mise en place d’un référentiel
- la conception, développement et mise en place d’un ERP
- le développement de modules complémentaires autour de l’ERP (comptabilité clients, dématérialisation, …)
Les solutions proposées sont le résultat d’une étroite collaboration avec la plupart des Directions du groupe Qualiconsult : la Direction Financière, la Direction Générale, la Direction Commerciale, ainsi que la Direction Technique.
Après une phase d’apprentissage, l’automate effectue un rapprochement automatique des encaissements pour plus de trois quarts des opérations. Les équipes Qualiconsult n’ont plus à valider manuellement que 15% de propositions.
Ainsi, pour Qualiconsult, la charge de travail pour cette affectation a diminué de moitié, réduisant considérable le temps de traitement.
La comptabilité affiche maintenant un suivi réel des lettrages client et permet une relance correcte des clients.
Témoignages
La démonstration de l’expertise Castelis
Qualiconsult a été une super expérience pour déployer l’ensemble de notre offre de service.
Des solutions sur mesure
Castelis a su nous accompagner à tous les stades de notre développement.
Une réalisation
